Det er ikke nødvendigt at få afdækket alle jobprofiler og kvalifikationer for at kunne iværksætte et systematisk uddannelses- og udviklingsforløb. Hvis alle kræfter fra staren af bruges på et omfattende papirarbejde er der store chancer for at aktiviteterne aldrig kommer i gang eller der ikke er ressourcer til at følge de iværksatte aktiviteter. Hellere starte i det små og lade projektet udvikle sig hen ad vejen.
For at gøre arbejdet med planlægning af kompetenceudvikling nemt, er det en god ide at bruge kompetence niveauer. Det er nemmere i en medarbejderudviklings samtale, at få aftalt hvilket niveau medarbejderen er på for den enkelte kompetence. Herefter kan det også nemmere aftales hvor medarbejderen skal være i fremtiden, samt hvordan målet nås.
En enkelt model kan være A – B – C – D – E, hvor A er højeste kompeten-cetrin og E er ingen kompetence på området.
En anden og måske enklere metode er, INGEN, KENDE, KUNNE, BEHERSKE, INSTRUERE. Ved denne metode er der ingen omsætning, så alle kender deres trin og ved hvor de skal hen efterfølgende.
Ved at bruge et af de gratis værktøjer (link) får virksomheden et klart overblik ved registreringen.
Hvor er de største behov for kompetenceudvikling, og hvor er der kritiske kompetencer hvor der er for få medarbejdere som har det ønskede niveau. Når kompetencerne vælges, er det vigtigt at beskrivelsen af dem er præcise. For ikke at få en lang liste af kompetencer, kan man vælge at tage en overordnet beskrivelse, og så vælge en afdelings eller jobspecifik beskrivelse underlæggende.
For at komme godt i gang, og ikke drukne i registrering, er det en god ide at starte med de fremtidige eller strategiske kompetencer og så over tid udbygge med de mere generelle kompetencer.
Et eksempel på en kompetence kan f.eks. være:
Grundlæggende PC kendskab.
Medarbejderen kan benytte PC’ens styreprogram og biblioteker og de almindelige installerede programmer, f.eks. Office programmerne.
Farverne i programmerne indikerer hvor mange trin medarbejderen skal løftes på kompetencen.
Grøn = Ingen kompetence udvikling
Gul = Kompetencen skal løftes 1 trin
Rød = Kompetencen skal løftes 2 trin
Blå = Kompetencen skal løftes 3 trin
Sort = Kompetencen skal løftes 4 trin
Ofte oplever virksomhed eller medarbejdere at det kan være svært at omsætte det der er lært på et efteruddannelseskursus til noget praktisk. Der er ingen sammenhæng mellem uddannelse og arbejde, tingene er adskilt fra hinanden. Her er det vigtigt at gøre sig klart hvad der er behov for, og gøre det klart for medarbejderen hvad de skal på kursus i og hvorfor. Det er også vigtigt at få diskuteret hvordan det lærte efterfølgende trænes og omsættes til praksis i virksomheden. Hvis en medarbejder kommer tilbage fra et kursus og der ikke sker andet end at den nuværende arbejdsfunktion genoptages, glemmes det lærte meget hurtigt, og i løbet af få måneder er det hele glemt igen.
Det vil sige:
Før kurset;
- Afdække efteruddannelsesbehov i virksomheden generelt og for den enkelte medarbejder at finde det rette kursus.
Under kurset;
- Er det et længere forløb skal man orientere sig om hvordan kurset forløber.
Efter kurset;
- Skaffe sig overblik over hvad medarbejderen har lært og sørge for eventuel nødvendig supplerende intern oplæring.
- Sikre medarbejderen mulighed for at praktisere det lærte, for eksempel gennem jobudvidelse eller ændret arbejdsorganisation.
Det er vigtigt at medarbejderen får forklaret formålet med kurset. Det kan f.eks. være:
- Varetagelse af flere eller nye arbejdsopgaver
- Større forståelse for det man gør i forvejen. Det kan betyde et bedre samspil mellem kollegaer og andre faggrupper på grund af øget viden om deres arbejde samt øget overblik over og dermed større tilfredshed på eget område.
- Generel deltagelse i virksomhedens udvikling strategisk som teknologisk.